FACILITADORES
- Luis Carrero
Miembro del CNCPIE
- Sara Caballero.
Directora de Atlas Governance. ATLASGov
DIGITALIZACIÓN DEL CONSEJO Y DEL GOBIERNO CORPORATIVO
Las legislaciones vigentes hacia hace un par de años, especificaba que las Juntas de Consejo de Administración de las empresas debían ser presenciales y en el local específico para llevar a cabo las reuniones, sin determinar de manera específica que el Consejo no podía ser de forma remota, el concepto era: la falta de seguridad y confiabilidad de la información. Sin embargo, a partir de hace un par de años la Ley General de Sociedades Mercantiles, fue modificada y ahora se acepta el proceso de sesión del Consejo de forma remota.
Cambios a la Ley General de Sociedades Mercantiles.
Entre los cambios principales que se han registrado en esta Ley General de Sociedades Mercantiles se encuentran:
- Las asambleas de Consejo pueden realizarse por medio digitales.
- Los protocolos convencionales de los Consejos de Administración no se verán alterados.
- Se debe contar con procesos de seguridad que garanticen la confidencialidad y accesibilidad de los datos para los consejeros autorizados.
- Se puede aceptar por medio digital la firma digital, lo cual no era aceptado ni por jueces ni notarios.
Estas modificaciones a la ley, además de muchas otras, son mencionadas en este artículo, porque forman la base del contexto que estamos analizando, que entre otras cosas permite:
- El uso de medios digitales para el desarrollo de los Consejos de Administración de las Empresas.
- La modificación de los procedimientos y normas que se siguen en Consejos Presenciales.
- La participación del consejero es independiente de la ubicación física del consejero.
- La interlocución entre consejeros desde diferentes ubicaciones y la aceptación de firmas digitales.
¿Qué es la digitalización del Consejo?
La digitalización del Consejo es modificar, desarrollar y adaptar normas y procedimientos establecidos como protocolos de operación del consejo presencial, adaptando estos procedimientos a proceso de uso de medios digitales para su desarrollo, considerando entre ellos la seguridad, integridad y eficiencia de la operación del Consejo, conservando la estructura de operación sin menoscabar ninguna función y poniendo principal atención en:
- Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
- Garantizar la accesibilidad y seguridad posible de las herramientas digitales que se utilicen.
- Garantizar el control absoluto y la integridad de la información.
- Garantizar la accesibilidad de la información a los consejeros autorizados en exclusivo.
Cinco Beneficios de la Digitalización del Consejo.
La funcionalidad del Consejo sigue siendo las misma, entre ellas citar al consejo, elaboración de actas, responsable de controlar las actas del consejo, responsable de facilitar herramientas y/o local ya sea por medio digital o presencial, etc. A diferencia del consejo presencial se presentan 5 ventajas de la digitalización:
- Productividad y eficiencia
- Se facilita la distribución de información previa, para poder escuchar la discusión y participación de todos los consejeros, sin limitaciones de espacio, lugar o ubicación.
- Se reducen costos y tiempos de integración y distribución en procesos previos como convocatoria, distribución de agenda, etc., como los procesos posteriores como distribución de la minuta, firma de documentos, etc.
- Se maneja íntegramente la orden del día y la información de los consejos tanto en los datos sesión por sesión y las discusiones del día, como el histórico de todas las sesiones.
- Control de Riesgos de registro y transparencia.
- Contar con la información registrada de manera segura, íntegra y transparente.
- Seguimiento a las tareas y acciones de los consejeros y de la asamblea evitando riesgos de falta de información.
- Contar con la información siempre clara y disponible para los consejeros autorizados.
- Accesibilidad de la información en acceso inmediato para los consejeros autorizados.
- Seguridad de la Información.
- La información es guardada de manera segura y confidencial.
- La integridad se conserva y no se pierde, destruye o se modifica.
- Quien debe tener acceso debe contar con permisos específicos sin limite o acordado en los temas que correspondan.
- Confianza de los Grupos de Interés.
- Los grupos con intereses ESG (Ambiental, Social y Gobernanza), sindicatos, empleados, clientes, proveedores. etc. se sienten tranquilos con la información clara y transparente.
- El tener buenas prácticas genera confianza con los grupos de interés.
- Movilidad, Versatilidad y oportunidad.
- Factibilidad del desarrollo de sesiones de consejo de forma remota.
- No limitar el hecho de la diversidad de ubicaciones de los consejeros temporal o permanente.
- Las juntas virtuales se hacen normalmente una o dos vece al año y se pueden hacer las juntas de consejo de forma presencial.
Es inminente la profesionalización del Consejos de Administración ya que evidentemente integra facilidades como la versatilidad en la sesión de consejo, posibilidad de compartir documentación sensible por medios digitales y sobre todo la seguridad, accesibilidad e integridad de la información generada en el consejo. Es conveniente utilizar herramientas exprofeso que faciliten la digitalización del Consejo de Administración.
En EL COLEGIO NACIONAL DE CONSEJEROS PROFESIONALES INDEPENDIENTES DE EMPRESAS, contamos con la integración en nuestros programas de consejeros de estas herramientas como las que nos comparte Sara Caballero, Directora de Atlas Governance. ATLASGov. Ellos cuentan con la herramienta y el CNCPIE cuenta con los Consejeros Profesionales independientes integrados con esta herramienta.
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